Chi phí vận chuyển không chỉ phụ thuộc vào bảng giá của đơn vị logistics. Cách doanh nghiệp đóng gói, gom hàng, lựa chọn lịch trình và cung cấp dữ liệu báo giá đều có thể ảnh hưởng đến ngân sách cuối cùng.

Với lô hàng số lượng lớn từ Việt Nam sang Mỹ, việc tối ưu nên bắt đầu trước khi hàng được đóng kiện. Một kế hoạch rõ ràng giúp doanh nghiệp giảm khoảng trống, hạn chế điều chỉnh và chủ động hơn trong toàn bộ hành trình.

1. Xác định ưu tiên trước khi chọn phương thức

Doanh nghiệp cần làm rõ yếu tố nào quan trọng nhất: thời gian nhận hàng, chi phí, khả năng gom hàng hay mức độ linh hoạt. Nếu hàng không cần gấp và có số lượng lớn, SEA thường là lựa chọn phù hợp. Nếu chỉ một phần hàng cần bổ sung sớm, có thể tách lô và kết hợp AIR.

Việc gửi toàn bộ lô hàng bằng phương thức nhanh nhất không phải lúc nào cũng là phương án tối ưu. Hãy phân nhóm hàng theo mức độ cần thiết và giá trị kinh doanh.

2. Gom hàng từ nhiều nhà cung cấp

Nhiều doanh nghiệp mua hàng từ nhiều xưởng hoặc nhà cung cấp tại Việt Nam. Nếu từng nhà cung cấp gửi riêng, chi phí nhận hàng, xử lý và đóng gói có thể tăng. Phương án gom hàng về một điểm tập kết giúp:

• Đối chiếu tổng số kiện trước khi vận chuyển.
• Sắp xếp lại cách đóng gói khi cần thiết.
• Giảm số lần triển khai các công đoạn lặp lại.
• Tổ chức lô hàng theo cùng một kế hoạch.
• Dễ kiểm soát hàng thiếu hoặc hàng về trễ.

Để gom hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần cung cấp danh sách nhà cung cấp, địa chỉ lấy, số kiện dự kiến và thời điểm hàng sẵn sàng.

3. Tối ưu kích thước đóng gói

Thùng quá lớn so với sản phẩm tạo ra khoảng trống không cần thiết. Với AIR, điều này có thể làm tăng trọng lượng quy đổi. Với SEA, tổng thể tích lớn hơn có thể ảnh hưởng đến phương án hàng ghép.

Tuy nhiên, không nên giảm kích thước bằng cách bỏ qua vật liệu bảo vệ. Mục tiêu là cân bằng giữa an toàn và hiệu quả không gian. Hàng dễ vỡ, hàng có bề mặt nhạy cảm hoặc sản phẩm có cấu tạo đặc biệt cần được gia cố phù hợp.

4. Cung cấp số liệu báo giá chính xác

Một báo giá chỉ chính xác khi dữ liệu đầu vào đủ rõ. Doanh nghiệp nên cung cấp cả trọng lượng và kích thước sau đóng gói, thay vì chỉ gửi số lượng sản phẩm.

• Tên và mô tả hàng hóa.
• Số lượng kiện.
• Kích thước dài, rộng, cao từng kiện.
• Trọng lượng từng kiện và tổng trọng lượng.
• Điểm lấy hàng tại Việt Nam.
• Địa chỉ nhận tại Mỹ.
• Thời gian dự kiến cần nhận.

Nếu số liệu mới chỉ là dự kiến, cần ghi rõ để đơn vị vận chuyển tư vấn khoảng chi phí và cập nhật lại khi có thông tin cuối cùng.

5. Lập lịch vận chuyển định kỳ

Doanh nghiệp gửi hàng thường xuyên nên xây dựng nhịp nhập hàng thay vì xử lý từng lô độc lập. Kế hoạch định kỳ giúp phối hợp tốt hơn với nhà cung cấp, giảm các yêu cầu gấp và có thêm thời gian lựa chọn phương án.

Có thể chia hàng theo nhóm bán nhanh, nhóm dự trữ và nhóm theo mùa. Từ đó, doanh nghiệp xác định lượng hàng đi SEA và phần dự phòng đi AIR.

6. Làm rõ phạm vi trong báo giá

Một mức giá thấp chưa chắc có tổng chi phí tốt hơn nếu chưa bao gồm các công đoạn cần thiết. Khi so sánh, hãy kiểm tra các phần:

• Nhận hàng tại nhà cung cấp.
• Gom hàng và xử lý tại điểm tập kết.
• Chặng vận chuyển chính.
• Phạm vi xử lý tại điểm đến.
• Giao hàng đến kho hoặc cửa hàng tại Mỹ.
• Các điều kiện có thể làm thay đổi chi phí.

7. Hạn chế thay đổi sau khi đã chốt phương án

Thêm kiện, đổi địa chỉ nhận hoặc thay đổi thời gian sau khi kế hoạch đã được xây dựng có thể ảnh hưởng đến lịch trình và chi phí. Doanh nghiệp nên chốt danh sách hàng với nhà cung cấp trước khi xác nhận.

Nếu dự kiến còn thay đổi, hãy thông báo từ đầu để phương án có khoảng linh hoạt phù hợp.

8. Đánh giá chi phí theo hiệu quả kinh doanh

Chi phí logistics nên được xem cùng với giá trị của thời gian. Một lô hàng AIR đắt hơn nhưng giúp cửa hàng không bị thiếu sản phẩm bán chạy có thể mang lại hiệu quả tốt. Ngược lại, gửi gấp toàn bộ hàng khi chưa cần thiết có thể làm giảm biên lợi nhuận.

Phương án tối ưu là phương án cân bằng được ngân sách, thời gian và khả năng duy trì hoạt động kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

Gom nhiều nhà cung cấp có giúp giảm chi phí không?

Có thể, tùy vị trí lấy hàng và cách tổ chức lô. Gom hàng giúp giảm công đoạn lặp lại và tạo điều kiện sắp xếp lô hàng hiệu quả hơn.

Đóng thùng càng nhỏ càng tốt đúng không?

Không hoàn toàn. Thùng cần vừa đủ nhưng vẫn bảo vệ hàng trong quá trình xếp dỡ và vận chuyển. Không nên hy sinh độ an toàn để giảm một phần thể tích.

Có nên kết hợp SEA và AIR?

Có, đặc biệt với doanh nghiệp nhập hàng định kỳ. Lô chính đi SEA và phần cần gấp đi AIR là cách cân bằng phổ biến.