Một yêu cầu báo giá đầy đủ giúp đơn vị vận chuyển hiểu đúng nhu cầu và đề xuất phương án sát thực tế hơn. Nếu thông tin quá chung chung, báo giá ban đầu có thể chỉ mang tính tham khảo và cần điều chỉnh khi hàng được đo, cân hoặc kiểm tra.

Trước khi liên hệ TomEx, bạn không cần phải hiểu toàn bộ thuật ngữ logistics. Chỉ cần chuẩn bị đúng dữ liệu về hàng, điểm lấy, điểm nhận và thời gian mong muốn.

1. Tên hàng và công dụng

Hãy mô tả cụ thể sản phẩm thay vì sử dụng các tên chung như “phụ kiện”, “đồ dùng” hoặc “hàng tiêu dùng”. Ví dụ, nên ghi “đèn bàn bằng kim loại”, “dụng cụ làm Nail không chứa chất lỏng” hoặc “kệ trưng bày bằng gỗ”.

Tên hàng rõ ràng giúp kiểm tra điều kiện tiếp nhận, cách đóng gói và các thông tin cần bổ sung.

2. Thành phần hoặc đặc điểm cần lưu ý

Khách hàng cần chủ động thông báo nếu sản phẩm có một trong các yếu tố sau:

• Pin hoặc thiết bị có gắn pin.
• Chất lỏng, gel, bột hoặc hóa chất.
• Nam châm, động cơ hoặc linh kiện điện tử.
• Thực phẩm, mỹ phẩm hoặc sản phẩm có thành phần đặc thù.
• Hàng dễ vỡ, dễ móp hoặc cần bảo quản riêng.
• Sản phẩm có thương hiệu hoặc yêu cầu chứng minh nguồn gốc.

Không nên bỏ qua các đặc điểm này vì chúng có thể ảnh hưởng đến khả năng tiếp nhận và phương thức vận chuyển.

3. Số lượng kiện

Số lượng sản phẩm chưa phải số lượng kiện. Một đơn hàng có thể gồm nhiều sản phẩm nhưng được đóng chung trong một thùng, hoặc một sản phẩm lớn có thể chia thành nhiều kiện.

Hãy cung cấp số kiện dự kiến sau khi nhà cung cấp hoàn tất đóng gói. Nếu hàng đến từ nhiều nơi, liệt kê số kiện tại từng nhà cung cấp.

4. Kích thước từng kiện

Cần đo chiều dài, chiều rộng và chiều cao bên ngoài thùng sau khi đóng gói. Số liệu này giúp xác định thể tích và kiểm tra trọng lượng quy đổi khi tư vấn AIR.

Nếu có nhiều kiện cùng kích thước, bạn có thể ghi theo nhóm. Ví dụ: 10 kiện, mỗi kiện 60 × 40 × 35 cm.

5. Trọng lượng thực tế

Ghi trọng lượng từng kiện hoặc tổng trọng lượng của cả lô. Nếu số liệu do nhà cung cấp cung cấp, cần xác nhận đó là trọng lượng sản phẩm hay trọng lượng sau đóng gói.

Đơn vị vận chuyển có thể cân và đo lại khi tiếp nhận. Chênh lệch giữa dữ liệu dự kiến và thực tế có thể làm thay đổi phương án.

6. Hình ảnh sản phẩm và đóng gói

Hình ảnh giúp đơn vị tư vấn hiểu nhanh loại hàng, kích thước tương đối và tình trạng đóng gói. Nên gửi:

• Ảnh tổng thể sản phẩm.
• Ảnh nhãn hoặc thông tin thành phần nếu liên quan.
• Ảnh kiện hàng sau đóng gói.
• Ảnh pallet hoặc thùng gỗ nếu có.

7. Điểm lấy hàng tại Việt Nam

Cung cấp tỉnh, thành phố và số lượng điểm lấy hàng. Địa chỉ chi tiết có thể bổ sung khi xác nhận phương án. Với nhiều nhà cung cấp, hãy cho biết thời gian hàng sẵn sàng tại từng điểm.

8. Điểm nhận hàng tại Mỹ

Tối thiểu cần có thành phố, tiểu bang và mã ZIP. Nếu cần giao tận nơi, nên cho biết địa chỉ là kho, cửa hàng, nhà ở hay khu thương mại và có điều kiện tiếp nhận đặc biệt hay không.

9. Thời gian mong muốn

Thay vì chỉ ghi “càng sớm càng tốt”, hãy cung cấp ngày dự kiến hàng sẵn sàng tại Việt Nam và thời điểm cần nhận tại Mỹ. Từ đó, TomEx có thể tư vấn SEA, AIR hoặc phương án kết hợp.

10. Phạm vi hỗ trợ cần thiết

Bạn cần TomEx nhận hàng tại nhà cung cấp, gom nhiều điểm, hỗ trợ đóng gói hay giao đến địa chỉ cuối tại Mỹ? Làm rõ phạm vi giúp báo giá dễ hiểu và hạn chế thiếu hạng mục.

Mẫu thông tin yêu cầu báo giá

• Tên hàng:
• Đặc điểm cần lưu ý:
• Số lượng kiện:
• Kích thước từng kiện:
• Tổng trọng lượng:
• Điểm lấy tại Việt Nam:
• Điểm nhận tại Mỹ:
• Ngày hàng sẵn sàng:
• Thời gian mong muốn nhận:
• Nhu cầu SEA, AIR hoặc cần tư vấn:

Câu hỏi thường gặp

Chưa có kích thước chính xác thì có báo giá được không?

Có thể tư vấn sơ bộ dựa trên dữ liệu dự kiến. Tuy nhiên, cần cập nhật số liệu sau đóng gói trước khi xác nhận phương án cuối cùng.

Có bắt buộc phải tự chọn SEA hoặc AIR không?

Không. Bạn chỉ cần cung cấp nhu cầu và thời gian mong muốn. TomEx sẽ hỗ trợ so sánh và đề xuất phương án phù hợp.

Có nhiều nhà cung cấp thì gửi thông tin thế nào?

Liệt kê riêng địa điểm, số kiện và ngày hàng sẵn sàng của từng nhà cung cấp để xây dựng kế hoạch gom hàng.